หลายคนอาจจะพบปัญหาการใช้งานระบบ Payroll สำหรับสำเร็จรูป ที่อาจจะใช้งานยาก ต้องใช้เวลาเรียนรู้ มีหลายขั้นตอนกว่าจะได้ผลลัพท์ บางองค์กรก็มีความซับซ้อนและไม่ตอบโจทย์ เสียค่าใช้จ่ายรายเดือนค่อนข้างสูง ปรับอะไรก็ไม่ได้

สำหรับคนที่ต้องการพัฒนาระบบใช้งานเอง เพื่อให้เข้ากับองค์กร “จำเป็นต้องมีความรู้เรื่องภาษาคอมพิวเตอร์ในการพัฒนาไหม?” สมัยนี้ไม่ต้องครับ เพราะว่าการพัฒนาระบบขึ้นมา หลักสำคัญจะอยู่ที่ “เป้าหมาย” ของการพัฒนาระบบ ว่าต้องการความสามารถอะไรบ้าง เราเข้าใจเรื่องการป้อนข้อมูลเข้าหรือการนำข้อมูลออกในแต่ละส่วนงานหรือไม่ หากเราเข้าใจจริง เราก็จะมีทุนความรู้และความต้องการในการพัฒนาระบบแล้วครับ ยิ่งสมัยนี้มีเครื่องมือ No code ค่อนข้างเยอะ และสมัยนี้เราไม่ต้องพัฒนาเองก็ได้ จ้างพัฒนาเอาสะดวกกว่า แต่ก่อนเราต้องใช้ทุนสูงในการพัฒนาระบบ เดี๋ยวนี้เราสามารถแยกส่วนพัฒนาได้นะครับ เราอาจจะ Proof of Concept ก่อนได้ ด้วยการจ้าง UX/UI เข้ามาช่วยพัฒนาก่อนเบื้องต้น หลังจากนั้นก็มาดูเรื่องของ Database design กับงานหน้าบ้าน หลังบ้าน แยกส่วนกันในภายหลังได้ เดี๋ยวนี้การสร้าง Server ก็ค่อนข้างง่ายขึ้นมาบ้างแล้วครับ

เรามาลองดูกันดีกว่าครับ ว่าเรื่องหลักที่เราต้องเตรียมก่อนการพัฒนาระบบ มีอะไรบ้าง

กำหนดขอบเขต

กำหนดคุณสมบัติและความสามารถเฉพาะที่ต้องการรวมไว้ในระบบ Payroll อย่างเช่น การจัดการพนักงาน การติดตามเวลาทำงานของพนักงาน ลางาน เบิกโอที การคำนวณภาษี การประมวลผลเงินเดือน การออกรายงานต่างๆ

ข้อกำหนดทางกฎหมาย

โดยปกติทางฝ่าย HR จะต้องมีความเข้าใจเรื่องของกฎหมาย โดยเฉพาะกฎหมายแรงงาน การเข้าใจข้อกำหนดทางกฎหมาย จะมีส่วนช่วยพัฒนาระบบให้สามารถตอบโจทย์การใช้งานได้ เช่น หากเบิกโอทีในวันหยุดจะต้องให้ระบบคิดโอทีเป็นกี่เท่า หากเกินชั่วโมงจะให้เพิ่มเป็นอีกกี่เท่า

ออกแบบฐานข้อมูล

การสร้างฐานข้อมูลเพื่อจัดเก็บข้อมูลพนักงาน ข้อมูลเงินเดือน อัตราภาษี เป็นสิ่งพื้นฐานที่ระบบต้องมี แต่ไม่ได้บอกว่า ฝ่าย HR ต้องมารู้เรื่องภาษา SQL ต้องสร้าง MySQL server แต่เราต้องเข้าใจโครงสร้างของข้อมูลก่อน การเข้าใจโครงสร้างไม่จำเป็นต้องเขียน Code เป็นก็ได้ครับ เพียงแต่เรารู้โครงสร้างว่า ข้อมูลพนักงานจะมีอะไรบ้าง เช่น ชื่อ นามสกุล วันเกิด เลขบัตรประชาชน ในส่วนของข้อมูลเงินเดือนก็อย่างเช่น ตำแหน่ง เงินเดือน เราสามารถจับกลุ่มข้อมูลเอาไว้ก่อน ว่าข้อมูลตรงนี้อยู่หัวข้อไหน การจับกลุ่มข้อมูลจะทำให้เราเห็นภาพชัดมากขึ้นในการพัฒนาระบบ

การออกแบบกับผู้ใช้งาน

เราเองอาจจะเจอระบบที่ใช้งานยาก มีหลายขั้นตอนมากเกินไป แน่นอนครับคนที่เข้าใจดีที่สุดคือผู้ใช้งานอย่างฝ่าย HR เองนี้แหละครับ เมื่อเราเข้าใจแล้วว่าตรงส่วนไหนยากก็ทำให้มันง่าย ตรงส่วนไหนมีขั้นตอนเยอะก็ลดขั้นตอนลงมา ลองวาดออกแบบมาง่ายๆก่อน ทำไปทีละส่วน วาดเป็นสีเหลี่ยมอย่างเดียวก็ได้ครับ เพราะปกตินักพัฒนาก็จะเขียน Wireframe ออกมาเป็นสีเหลี่ยม สีไม่ต้องใส่เยอะ เพื่อให้มองเห็นภาพก่อน แต่อย่าลืมโจทย์แรกที่เราคิดนะครับ ว่าเราออกแบบหน้าจอนี้เพราะอะไร เพื่อให้ได้การใช้งานที่ตอบโจทย์ นอกจากการออกแบบหน้าจอการใช้งาน เราก็ควรดูเรื่องของบทบาทและระดับการเข้าถึงต่างๆ ภายในระบบ เช่น ผู้ดูแลระบบ บุคลากรฝ่ายทรัพยากรบุคคล และพนักงาน

การจัดการพนักงาน

ความสามารถจัดการข้อมูลพนักงาน นั้นเป็นความสามารถหลักที่ระบบต้องมี รวมถึงรายละเอียดส่วนบุคคล สัญญาจ้าง โครงสร้างเงินเดือน การหักเงิน ผลประโยชน์ และการจัดการการลา

การติดตามเวลา

การติดตามเวลาหรือการบันทึกเวลาการทำงาน เป็นข้อมูลที่สำคัญสำหรับทำ Payroll รวมถึงตัวเลือกสำหรับการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง และการทำงานร่วมกับอุปกรณ์ไบโอเมตริกหรือซอฟต์แวร์ติดตามเวลา

การคำนวณค่าจ้าง

เมื่อมีการบันทึกข้อมูลหลัก ข้อมูลพนักงาน ข้อมูลบันทึกเวลา ก็จะต้องมีการสร้างสูตรเพื่อคำนวณค่าจ้างขั้นต้นและค่าจ้างตามปัจจัยต่างๆ เช่น ชั่วโมงการทำงาน ค่าล่วงเวลา เงินเดือน การหักเงิน ภาษี ค่าคอมมิสชั่น ถัดไปข้อมูลที่กล่าวมาข้างต้นทั้งหมดก็จะไปอยู่ที่สลิปเงินเดือน

จากหัวข้อที่พูดมา หากลองนึกเขียนขึ้นมาตามหัวข้อ ไล่ไปทีละหัวข้อ บางทีในแบบร่างของคุณอาจจะมองเห็นภาพชัดเจนมากขึ้น ในการเตรียมตัวพัฒนาระบบ Payroll ในองค์กร

หากทางฝ่ายทรัพย์กรบุคคลที่อยากสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ พัฒนาระบบ สามารถปรึกษากับทางทีมงานซัคเซสแม๊กซ์ได้เลยนะครับ ไม่มีค่าใช้จ่าย ทางทีมงานซัคเซสแม๊กซ์พร้อมให้คำปรึกษาครับ