จากการสำรวจพบว่า หลายองค์กรยังมีเจ้าหน้าที่ HR Recruitment ใช้อีเมลนอกองค์กรหรืออีเมลส่วนตัว อย่างเช่น gmail.com hotmail.com outlook.com เพื่อรับหรือส่งอีเมลไปหาบุคคลภายนอกองค์กร การทำแบบนี้อาจจะส่งผลเสียให้กับองค์กรได้ ซึ่งข้อควรระวังการใช้งานอีเมลนอกองค์กรหรือส่วนตัว มีดังนี้
- ถ้าอีเมลโดนแฮก ข้อมูลที่เป็นความลับหรือข้อมูลส่วนบุคคลอาจจะรั่วไหล
- บัญชีอีเมลฟรี ที่ใช้ส่งไปให้คนอื่น อาจจะถูกมองว่าเป็นอีเมล Spam หรือเป็นเมลหลอกลวงแอบอ้าง อาจทำให้ภาพลักษณ์องค์กรไม่น่าเชื่อถือ
- การสำรองข้อมูลทำได้ยาก เสี่ยงต่อการใช้งานไม่ได้ในอนาคต
สาเหตุที่ส่วนใหญ่ HR Recruitment ใช้อีเมลผู้ใช้งานแบบฟรี มีสาเหตุดังนี้
- ไม่รู้ว่าการสร้างอีเมลองค์กรทำอย่างไร
- ไม่รู้ว่ามีเรื่องที่ควรจะต้องระวังหรือมีผลกระทบอะไรบ้าง
- ฝ่ายไอทีในองค์กรอาจจะไม่ได้ให้คำแนะนำ หรือมีข้อจำกัดต่างๆ
หากพบกับปัญหาเหล่านี้อยู่ สามารถปรึกษากับทางทีมงานซัคเซสแม๊กซ์ได้เลยนะครับ ไม่มีค่าใช้จ่าย ทางทีมงานซัคเซสแม๊กซ์พร้อมให้คำปรึกษาครับ