หลายคนอาจจะพบปัญหาการใช้งานระบบ Payroll สำหรับสำเร็จรูป ที่อาจจะใช้งานยาก ต้องใช้เวลาเรียนรู้ มีหลายขั้นตอนกว่าจะได้ผลลัพท์ บางองค์กรก็มีความซับซ้อนและไม่ตอบโจทย์ เสียค่าใช้จ่ายรายเดือนค่อนข้างสูง ปรับอะไรก็ไม่ได้ สำหรับคนที่ต้องการพัฒนาระบบใช้งานเอง เพื่อให้เข้ากับองค์กร "จำเป็นต้องมีความรู้เรื่องภาษาคอมพิวเตอร์ในการพัฒนาไหม?" สมัยนี้ไม่ต้องครับ เพราะว่าการพัฒนาระบบขึ้นมา หลักสำคัญจะอยู่ที่ "เป้าหมาย" ของการพัฒนาระบบ ว่าต้องการความสามารถอะไรบ้าง เราเข้าใจเรื่องการป้อนข้อมูลเข้าหรือการนำข้อมูลออกในแต่ละส่วนงานหรือไม่ หากเราเข้าใจจริง เราก็จะมีทุนความรู้และความต้องการในการพัฒนาระบบแล้วครับ ยิ่งสมัยนี้มีเครื่องมือ No code ค่อนข้างเยอะ และสมัยนี้เราไม่ต้องพัฒนาเองก็ได้ จ้างพัฒนาเอาสะดวกกว่า แต่ก่อนเราต้องใช้ทุนสูงในการพัฒนาระบบ เดี๋ยวนี้เราสามารถแยกส่วนพัฒนาได้นะครับ เราอาจจะ Proof of Concept ก่อนได้ ด้วยการจ้าง UX/UI เข้ามาช่วยพัฒนาก่อนเบื้องต้น หลังจากนั้นก็มาดูเรื่องของ Database design…
เมื่อกฎหมาย PDPA เริ่มบังคับใช้อย่างเต็มรูปแบบ ฝ่ายทรัพย์กรบุคคลจะต้องให้ความสำคัญเป็นอย่างมาก เนื่องจากข้อมูลของพนักงานนั้นถือเป็นข้อมูลส่วนบุคคลที่เกี่ยวข้องกับ PDPA โดยตรง ซึ่งบทบาทของแผนก HR นอกจากจะต้องศึกษาและทำความเข้าใจเกี่ยวกับกฎหมาย PDPA หรือกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลให้ดีแล้ว ยังจะต้องรู้ถึงวิธีการป้องกันเพื่อไม่ให้เกิดปัญหาขึ้นในอนาคต ฝ่ายทรัพย์กรบุคคลคือด่านหน้าในการ เก็บรวบรวม ใช้ และเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลของบุคลากรในองค์กร ไม่ว่าจะเป็นบุคคลที่สนใจยื่นสมัครงาน พนักงานหรือแม้กระทั่งบุคลากรที่ออกไปแล้ว เป็นแผนกที่มีการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลสูงที่สุดแห่งหนึ่ง จึงต้องให้ความสำคัญในการเก็บรวบรวม ใช้หรือเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคล รวมถึงมีมาตรการในการป้องกันข้อมูลที่เหมาะสม บทบาทของฝ่ายทรัพย์กรบุคคลมีดังนี้ ช่วยให้คำปรึกษาและคำแนะนำเกี่ยวกับการปฏิบัติตาม PDPAปฎิบัติตามกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล PDPAเสนอแนะขั้นตอนและแนวทางในการปฏิบัติตาม PDPA สำหรับองค์กรเก็บรักษาและใช้ข้อมูลส่วนบุคคลอย่างปลอดภัยภายในองค์กรทบทวนมาตรการเพื่อป้องกันการเข้าถึงข้อมูลส่วนบุคคลที่ไม่ได้รับอนุญาตส่งเสริมการฝึกอบรมพนักงานเกี่ยวกับกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลสร้างวัฒนธรรมและเผยแพร่ความรู้ความสำคัญของการปกป้องข้อมูลส่วนบุคคลในองค์กร หากทางฝ่ายทรัพย์กรบุคคลที่อยากสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ PDPA สามารถปรึกษากับทางทีมงานซัคเซสแม๊กซ์ได้เลยนะครับ ไม่มีค่าใช้จ่าย ทางทีมงานซัคเซสแม๊กซ์พร้อมให้คำปรึกษาครับ
จากการสำรวจพบว่า หลายองค์กรยังมีเจ้าหน้าที่ HR Recruitment ใช้อีเมลนอกองค์กรหรืออีเมลส่วนตัว อย่างเช่น gmail.com hotmail.com outlook.com เพื่อรับหรือส่งอีเมลไปหาบุคคลภายนอกองค์กร การทำแบบนี้อาจจะส่งผลเสียให้กับองค์กรได้ ซึ่งข้อควรระวังการใช้งานอีเมลนอกองค์กรหรือส่วนตัว มีดังนี้ ถ้าอีเมลโดนแฮก ข้อมูลที่เป็นความลับหรือข้อมูลส่วนบุคคลอาจจะรั่วไหลบัญชีอีเมลฟรี ที่ใช้ส่งไปให้คนอื่น อาจจะถูกมองว่าเป็นอีเมล Spam หรือเป็นเมลหลอกลวงแอบอ้าง อาจทำให้ภาพลักษณ์องค์กรไม่น่าเชื่อถือการสำรองข้อมูลทำได้ยาก เสี่ยงต่อการใช้งานไม่ได้ในอนาคต สาเหตุที่ส่วนใหญ่ HR Recruitment ใช้อีเมลผู้ใช้งานแบบฟรี มีสาเหตุดังนี้ ไม่รู้ว่าการสร้างอีเมลองค์กรทำอย่างไรไม่รู้ว่ามีเรื่องที่ควรจะต้องระวังหรือมีผลกระทบอะไรบ้างฝ่ายไอทีในองค์กรอาจจะไม่ได้ให้คำแนะนำ หรือมีข้อจำกัดต่างๆ หากพบกับปัญหาเหล่านี้อยู่ สามารถปรึกษากับทางทีมงานซัคเซสแม๊กซ์ได้เลยนะครับ ไม่มีค่าใช้จ่าย ทางทีมงานซัคเซสแม๊กซ์พร้อมให้คำปรึกษาครับ