KAIZEN (改善) หมายถึง “การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง” โดยเน้นให้ทุกคนในทีมมีส่วนร่วมในการพัฒนา กระบวนการทำงาน, ระบบ, เครื่องมือ หรือการสื่อสารภายใน เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ ลดความสูญเปล่า ลดต้นทุน และยกระดับคุณภาพงานอย่างต่อเนื่อง

สำหรับ ฝ่าย IT เป้าหมายหลักคือ ปรับปรุงระบบงานและกระบวนการให้รวดเร็ว ปลอดภัย และลดภาระซ้ำซ้อน เพื่อสนับสนุนการทำงานของทุกฝ่ายในองค์กร

สิ่งที่ฝ่าย IT ควรทำในโครงการ KAIZEN

วิเคราะห์ปัญหาปัจจุบัน

รวบรวมปัญหาหรือขั้นตอนที่ไม่คุ้มค่ากับเวลา เช่น

  • การอนุมัติ IT Request ที่ช้า
  • การซ่อมอุปกรณ์ที่ไม่มีการติดตามสถานะ
  • ระบบที่ต้องป้อนข้อมูลซ้ำหลายครั้ง
  • เอกสารภายในที่ไม่มีการจัดเก็บรวมศูนย์

ใช้หลัก 5 Why (ถาม “ทำไม” 5 ครั้ง) เพื่อหาต้นเหตุที่แท้จริง

เสนอแนวทางปรับปรุง

สร้างแนวคิดปรับปรุง เช่น

  • ใช้ Automation (RPA / Script / Power Automate)
  • ทำระบบ แจ้งซ่อมออนไลน์ แทนเอกสาร
  • ใช้ Dashboard ติดตามงาน IT
  • ทำ ระบบสำรองข้อมูลอัตโนมัติ

ทำเป็นแผน “Before → After” ให้เห็นภาพชัดเจน

ลงมือปรับปรุง (Implementation)

  • ทดลองในขอบเขตเล็กก่อน เช่น 1 แผนก
  • บันทึกผลเปรียบเทียบ เช่น เวลา, จำนวนเคส, ความพึงพอใจของผู้ใช้
  • เก็บ feedback เพื่อนำไปปรับปรุงต่อ

สรุปผลและนำเสนอ

  • ทำเอกสารหรือสไลด์นำเสนอ “ผลลัพธ์จากการทำ KAIZEN”
  • แสดงข้อมูลก่อนและหลัง เช่น เวลาที่ลดลง, ความพึงพอใจของผู้ใช้งาน, จำนวนขั้นตอนที่ตัดออกได้

ประโยชน์ของการทำ KAIZEN ต่อองค์กร

  • ประสิทธิภาพ (Efficiency) ลดเวลาทำงานและขั้นตอนซ้ำซ้อน
  • คุณภาพงาน (Quality) ระบบมีความเสถียรและลดข้อผิดพลาด
  • ต้นทุน (Cost) ลดค่าใช้จ่ายจากกระบวนการที่ไม่จำเป็น
  • ความพึงพอใจของผู้ใช้ (User Satisfaction) ผู้ใช้งานในองค์กรได้รับบริการ IT ที่รวดเร็วขึ้น
  • การเรียนรู้และพัฒนา (Learning) ทีม IT มีโอกาสฝึกคิดเชิงระบบและสร้างนวัตกรรมภายใน

ตัวอย่างหัวข้อ KAIZEN ที่ฝ่าย IT สามารถเริ่มได้

  • ระบบแจ้งปัญหา IT ผ่าน Google Form + Auto Email แจ้งเตือน
  • ระบบบันทึกอุปกรณ์ IT ด้วย Google Sheet + QR Code
  • สคริปต์ Backup Database อัตโนมัติทุกสัปดาห์
  • ระบบ Dashboard แสดงสถานะเครื่องคอมพิวเตอร์ในองค์กร
  • นโยบายรีเซ็ตรหัสผ่านอัตโนมัติผ่านระบบ Self-service

ในยุคที่เทคโนโลยีเปลี่ยนแปลงทุกวัน ธุรกิจที่ “เร็วกว่า ปรับตัวได้ดีกว่า” คือผู้ชนะ
และนั่นคือสิ่งที่เราฝ่าย IT ที่ทำงานด้วยหลักการ KAIZEN พร้อมมอบให้คุณ

พร้อมพาธุรกิจของคุณเติบโตไปด้วยกัน เรามองว่า เทคโนโลยีคือเครื่องมือ แต่ “การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง” คือหัวใจของความยั่งยืน ให้เราเป็นพาร์ทเนอร์ด้าน IT ที่ไม่เพียงดูแลระบบ แต่พัฒนาองค์กรของคุณให้ก้าวหน้าในทุกวัน สามารถติดต่อสอบถามเพิ่มเติมได้ตลอดเวลานะครับ